CONTROLLING: DEFINITION, TYPES AND PROCESS

 

مقدمة

تعد وظيفة الرقابة ووظيفة التخطيط وظيفتان متلازمتان ومتكاملتان فيما بينهما و لايعني ذلك انفصال بقية وظائف المسير عن وظيفة الرقابة، لأنها تبحث عن أي سبب لعدم تطابق الخطط مع مستوى الانجاز، لذلك تعتبر الخطط وتفصيلاتها مرجع أساسي للرقابة.

تعريف الرقابة

تعرف الرقابة على أنها عملية قياس النتائج الفعلية، ومقارنة النتائج الفعلية بأهداف الخطة و تشخيص وتحليل سبب انحرافات الواقع بالمطلوب، واجراء التعديلات اللازمة لضمان عودة الانشطة الى المسار المخطط له و بالتالي تحقيق الاهداف المنشودة.  وهي عبارة عن عملية تقييم النشاط الفعلي للمؤسسة ومقارنته بالنشاط المخطط، ومن ثم تحديد الانحرافات بطريقة وصفية أو كمية بغية اتخاذ ما يلزم لمعالجة الانحرافات. كما أن الرقابة هي عملية متابعة انجاز المهام لتحديد الانحراف ومعالجته في حينه.

خطوات الرقابة

1.تحديد المعيار: المعايير هي الاهداف المطلوب تحقيقها من الاداء، لذلك يجب تحديد المعايير التي يجب الاحتكام اليها لمعرفة مستوى الانجاز او معرفة مدى الوصول الى الهدف. وكلما كانت هذه المعايير دقيقة كلما كانت نتائج التقييم دقيقة.ويمكن تقسيم المعايير الى نوعين: معايير كمية و معايير نوعية.

2.قياس الاداء الحالي                                                                                                   

3.مقارنة الاداء الحالي بالمعيار

4.اتخاذ الاجراءات التصحيحية:  اذا تبين من المقارنة وجود انحراف فيجب تحليله واتخاذ  الاجراءات التصحيحية المناسبة.

أنواع الرقابة

يمكن تصنيف الرقابة حسب أسس عدة أهمها : الزمن و الجهة التي تقوم بها

الرقابة المسبقة او السابقة: كما تسمى الرقابة الوقائية او المانعة.وهي الرقابة التي تكون قبل اداء أي نشاط، تتوقع المشاكل الناتجة عن الانحرافات .

الرقابة المتزامنة او المرحلية: هي الرقابة التي تتم اثناء انجاز المهام (اثناء التنفيذ).

الرقابة اللاحقة : وتدعى بالرقابة التشخيصية، أي تقييم النشاط بعد اداءه، لمعرفة الخلل ومعالجته.

الرقابة الداخلية

الرقابة الخارجية